Peter Thomsen, avdelningsdirektör i Kundservice hos Velliv
Med Noblys implementering av OnBase har pensionsbolaget Velliv centraliserat flera miljoner dokument i ett digitalt arkiv som underlättar arbetsflödet och ger stora ekonomiska besparingar.
Tidigare hade pensionsbolaget Velliv både fysiska och flera digitala arkiv placerade på olika ställen. De hade därför ett behov av att samla dokumentarkiven på samma plats, och i början av 2021 beslutade Velliv att köpa in ett nytt digitalt arkivsystem som centraliserar alla bolagets digitala dokument. ECM-systemet OnBase, med Nobly som leverantör och implementeringspartner, valdes av Velliv bland åtta potentiella it-leverantörer.
Peter Thomsen, avdelningsdirektör i Kundservice hos Velliv, berättar: “Lösningen i OnBase stödjer våra behov bäst, eftersom systemet har en rad funktioner som vi upplevde är bättre än vad andra leverantörer på marknaden kan presentera.”
De tidigare långsamma och resurskrävande processerna med manuell hantering, utskrift och skanning har nu ersatts av det digitala arkivet i OnBase. Velliv sparar samtidigt utskrift av flera miljoner pappersark om året, vilket både är en ekonomisk och inte minst miljömässig vinst i och med övergången till den nya digitala arkivlösningen.
Sedan implementeringen av OnBase har Velliv migrerat 16 miljoner dokument, och bolaget arbetar nu med att migrera ytterligare 8,5 miljoner dokument. Den digitala arkivlösningen i OnBase innebär att bolagets medarbetare inom kort bara behöver titta på ett ställe när de ska hitta relevant kundinformation.
”Vårt arbetsflöde har i hög grad underlättats jämfört med vad vi var vana vid. Vi skriver inte längre ut och skannar dokument. Strategin vi följer är en gång digitalt, alltid digitalt. Det betyder att allt kommer att kunna hittas mycket snabbare när vi är klara med att migrera våra befintliga arkiv.”
— Peter Thomsen, avdelningsdirektör i Kundservice, Velliv
Som pensionsbolag hanterar Velliv många personkänsliga uppgifter om sina kunder, och OnBase är just anpassat för att hantera GDPR. Velliv har samtidigt ett stort behov av att kunna styra vem som har åtkomst till olika dokument, och den funktionen konfigurerades därför i OnBase.
Peter Thomsen utvecklar: “Det har varit viktigt för oss att vi kunde se potentialen i systemet på flera områden. Nobly kommer med en riktigt bra produkt i OnBase, eftersom den är enkel att integrera och konfigurera.”
Med OnBase har Velliv fått ett system som uppfyller bolagets befintliga och framtida behov i den samlade digitaliseringsstrategin, och enligt Peter Thomsen tittar Velliv därför redan på andra områden där OnBase med fördel kan användas.
